Fatturazione elettronica: se digitiamo le due parole su google, il risultato sono 4.700.000 link in 0,50 secondi, e questo misura quanto, oggi, l’argomento sia “caldo”.

Chiariamo! La fattura elettronica è prima di tutto una fattura, un documento che gli imprenditori, ma anche i consumatori, conoscono da sempre. Non stiamo parlando quindi di qualche cosa di nuovo, è nuovo il processo della sua elaborazione,  trasmissione e conservazione.

E’ evidente che di primo acchito la fatturazione elettronica è un business per le case di software che vedono la possibilità di un servizio nuovo. Come dire: “ Se il nostro software ti predispone la fattura da emettere  nel rispetto delle varie e diverse norme di legge, provvede alla trasmissione all’ Agenzia delle Entrate ( meglio …al Sistema di Interscambio…), gestisce il ricevimento delle fatture emesse dai tuoi fornitori, per te, tranne qualche precisa adempienza,  è come se la questione fattura elettronica non esistesse, perché abbiamo pensato a tutto noi “

MA SE ALL’AZIENDA LA FATTURA ELETTRONICA CONVENISSE E NON FOSSE UNA QUESTIONE SOLO TECNOLOGICA? 

In effetti, la fattura elettronica non è solo una questione tecnologica ma anche di processo… Anzi,  la produzione ed invio/ricevimento della fattura elettronica si pone  all’ interno di una ideale filiera, non certo all’inizio della stessa e neppure alla fine.

Filiera. Ovvero, semplificando, divisione in fasi. Alla ricezione dell’ordine può far seguito l’invio dello stesso al magazzino che lo rielaborerà per trasmetterlo all’amministrazione per la predisposizione della bolla di accompagnamento. Seguirà, e qui troviamo la fattura elettronica, la preparazione, protocollazione ed invio della fattura (ora in cartaceo), per poi continuare con la “riscossione del pagamento con eventuale versamento dell’IVA” . Per finire poi con la “ Conservazione del documento”  spesso nei contenitori che di solito fanno bella mostra di se negli uffici amministrativi.

Questo processo, espresso in termini di filiera, in azienda c’è sempre stato e continuerà ad esserci. Solo dovrà cambiare la natura: la fatturazione elettronica è “digitale” e richiede la digitalizzazione di tutto quanto sta a monte ed a valle della stessa.

LA FATTURAZIONE ELETTRONICA: PROPELLENTE PER LA DIGITALIZZAZIONE DELL’AZIENDA

Ora, per fare della novità (la fattura elettronica) virtù,  possiamo creare un processo amministrativo aziendale nuovo, organizzato, efficace, efficiente, in grado di dialogare al suo interno, dove le caselle corrispondenti a ciascuna fase siano perfettamente integrate.

Le diverse fasi esistenti devono quindi essere riassemblate e armonizzate in un’unica, nuova, logica digitale. Questa è l’ attività di ingegnerizzazione in chiave digitale che l’impresa può, anzi deve, avviare.

La gestione digitalizzata delle informazioni dell’ attività amministrativa consentirà infatti di :

–  Velocizzare ed ottimizzare i processi delle informazioni con la possibilità di condividerle e gestire  contemporaneamente  molte attività che altrimenti continuerebbero ad essere svolte sequenzialmente

– Facilitare le operazioni di ricerca, consultazione e condivisione delle informazioni (contratti, pratiche etc etc) in quanto i documenti informatici sono per loro natura in grado di dialogare tra di loro in tempo reale al contrario dei supporti cartacei

– Gestire e monitorare tutte le attività nel processo amministrativo come tracciare i carichi di lavoro degli operatori, pianificando gli stessi in funzione delle esigenze degli altri reparti aziendali o altro

La fatturazione elettronica deve quindi essere il propellente di un processo che finisce per coinvolgere l’efficienza dell’intera azienda, a patto che la componente tecnologica non sia fine a se stessa ma si integri all’ interno del sistema aziendale.

IL RUOLO DEL PROFESSIONISTA

Stando così le cose è naturale porsi la domanda di chi possa assistere l’ imprenditore nel processo di ridefinizione del comparto amministrativo esistente nella sua azienda e  suo riassemblaggio in chiave digitale integrata.

L’ “ingegnere” non può che essere un professionista in grado di assistere l’ imprenditore nello sviluppo delle linee strategiche aziendali. Non basta infatti un fiscalista od un contabile, per quanto la fatturazione elettronica  possa far pensare alla prevalenza dell’ aspetto fiscale su quello aziendale.

RINNOVARE LA STRATEGIA AZIENDALE

Come si è visto, la fatturazione elettronica può essere vista come un punto di partenza di un rinnovamento radicale nella conduzione aziendale. Il riordino del comparto amministrativo, stimolato dall’ introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica, deve infatti essere orientato alla piena gestione delle informazioni in ottica di rinnovata strategia.

Il professionista, per essere efficace nella sua funzione di collaboratore dell’imprenditore per lo sviluppo dell’ impresa, deve disporre le informazioni, incasellarle in un ordine logico. E’ su queste che si costruisce la strategia di impresa ed è sempre su di esse che si misura lo scostamento tra quanto preventivato e quanto rilevato individuando correttivi e sviluppando un processo mirato a valutare in via preventiva gli andamenti aziendali e l’ efficacia dei correttivi apportati.

La fatturazione elettronica dunque non è solo questione di software ma è una opportunità quando è posta all’interno del rinnovamento di una filiera che non comprende solo la gestione amministrativa ma, in forma integrata, l’intera conduzione aziendale. Può dunque essere il primo mattone, la scintilla scatenante un nuovo ordine e una nuova energia.

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